Para que nuestra empresa o nuestro proyecto cuenten con un equipo comprometido con nuestro propósito y nuestras metas, el primer paso es que cada miembro del equipo conozca nuestra estrategia, comprenda cómo encaja en ella y cómo vamos a medir sus aportes a la consecución de tales metas y propósito. A esto lo llamamos organizar nuestro equipo. Como ya contamos con nuestra estrategia a largo plazo, al igual que con un plan operativo mensual y semanal, va a ser muy sencillo poder dar a cada persona las instrucciones muy precisas de lo que esperamos de cada uno. Así las cosas, nuestra empresa podemos estructurarla y documentarla con nuestros manuales de funciones y procedimientos o procesos. Los manuales de funciones le dicen a una persona lo que esperamos que ella haga, en tanto que los manuales de procesos le indican cómo debe hacer cada cosa que le pedimos.
Esta organización podemos verla como el conocimiento (know how) de nuestra compañía. Si cada cargo que definimos está alineado con nuestra estrategia, vamos a conocer con precisión cuál es el perfil que debe tener cada persona que contratamos. Y si a esto le sumamos nuestros manuales de funciones, cada persona también sabrá con precisión lo que necesitamos que haga para lograr nuestras metas y objetivos.
Al documentar además los manuales de procedimientos, cada integrante de nuestro equipo sabrá cómo realizar sus funciones para ejecutar de manera eficiente los planes de acción de cada uno de nuestros objetivos. Podríamos decir que esta organización va a permitir que todos los colaboradores de nuestra empresa o proyecto entiendan lo que se desea lograr, cómo esperamos conseguirlo y cuál es el aporte que cada uno debe hacer. Aunque suena muy lógico, es increíble que haya tantas empresas en las que las personas no tienen claros dichos temas; esto, generalmente, se traduce en empleados inconformes, con falta de sentido de pertenencia. Para lograr implementar esta organización podemos apoyarnos en muchas herramientas, como software sofisticados, por ejemplo sistemas ERP, BPM o CRM. Así mismo, podemos utilizar una herramienta más sencilla, como una hoja de cálculo igual a la que RITA nos puede suministrar. Un ERP (Enterprise Process Management) es un software corporativo que involucra todas las áreas funcionales de una empresa. Son paquetes de software con un alto nivel de complejidad, que permiten llevar un control muy estricto de todos los procesos de una compañía o proyecto.
Normalmente, este tipo de software es una buena alternativa para empresas grandes. Un software de BPM (Business Process Management) es ideal para diseñar los procesos de una empresa y para hacer seguimiento a la ejecución de dichos procesos. Estas herramientas también son muy útiles para identificar formas de optimizar procesos, de acuerdo con las necesidades de cada compañía, pero a la vez son herramientas complejas y exigentes desde el punto de vista operativo. El software de CRM (Customer Relationship Management) es una opción que puede ser muy práctica, escalable y tener un nivel de complejidad básico para empezar, pero se puede ir aumentando en la medida en que sea necesario. El CRM nació como un concepto muy comercial, pero con el paso del tiempo este tipo de software se ha venido especializando en temas de mercadeo y gerencia. Desde el punto de vista de organización de una empresa, el CRM es una herramienta que nos permitiría sincronizar nuestro propósito, nuestras metas, objetivos y planes de acción con las tareas de cada persona y equipo de trabajo. Esto le permitiría a cada empleado saber qué objetivo y qué meta se persiguen con cada tarea que le hayan asignado. Una hoja de cálculo es una alternativa que podríamos considerar gratuita, la cual, bien usada, puede ser igual de útil y eficiente que un CRM. Lógicamente, tiene algunas limitaciones, pero desde las ópticas organizativa y gerencial puede funcionar muy bien, sobre todo para comenzar a aplicar todos estos conceptos. Recuerda que RITA te la puede suministrar.
