De manera consciente o inconsciente, todos tenemos procesos en nuestra vida, en nuestros proyectos, empresas o emprendimientos. Una de las principales ventajas de identificar nuestros procesos es poder analizar cuáles no nos aportan, y si nos generan problemas y costos innecesarios. Así mismo, es clave identificar cuáles son los procesos más importantes, esto es, los que más generan valor a nuestros clientes y a nuestra empresa. Una vez que hemos identificado estos procesos generadores de valor, debemos entender de manera detallada cada proceso, analizar formas de optimizarlos en materia de tiempo y de costos y no pensar solamente en términos de áreas funcionales sino de procesos que, frecuentemente, involucran tareas de dos o más áreas. El primer paso para validar nuestros procesos es comprender el objetivo que perseguimos con cada proceso y en qué forma está engranado cada objetivo en nuestra estrategia. Debemos asegurarnos de que todos los objetivos y los planes de acción de la estrategia formen parte de algún proceso y, a su vez, verificar que los procesos estén alineados con algún objetivo estratégico. Igualmente, es clave tener muy claras las entradas de cada proceso, o de los elementos físicos (como insumos o documentos), elementos humanos o técnicos, como bases de datos u otro tipo de información. La clave está en poder definir todo lo que se requiere para poder ejecutar correctamente cada proceso, cuál es la fuente de este y quién es el responsable de suministrar cada entrada.
Como es de esperarse, al realizar o ejecutar un proceso, se obtiene un resultado que llamamos salida. Estas salidas pueden ser elementos físicos, como insumos o productos, o pueden ser servicios, información u otro tipo de resultado. Tener claras estas entradas y salidas nos va a permitir evaluar qué tanto valor aporta y cuánto nos cuesta cada proceso. Ahora debemos definir los componentes de cada proceso, que son (normalmente) el diagrama del proceso, las herramientas necesarias, las personas que lo realizan y los insumos que se requieren. Suena algo enredado, pero en realidad es muy lógico. El diagrama es la forma en la que se ejecutan secuencialmente las tareas, teniendo en cuenta posibles resultados de cada tarea. Las herramientas son cualquier cosa que las personas encargadas necesitan para llevar a cabo cada tarea y los insumos, todo lo que se requiere tener previamente para poder ejecutar el proceso.
Por último, debemos documentar cada proceso. La idea es que cuando haya que remplazar a alguien, temporal o definitivamente, quien lo remplace tenga toda la información que requiera para poder ejecutar las tareas de cada proceso en el que deba participar. Si hacemos una analogía, una función es lo que debemos hacer, mientras un proceso es cómo debemos hacerlo. Si bien, como todo, los procesos son siempre susceptibles de mejora, es muy importante estandarizar la manera en que hacemos las cosas, lo que debería permitirnos estandarizar la calidad de nuestros productos y servicios. Muchas empresas ofrecen algunas motivaciones a los empleados que encuentran formas de mejorar procesos para incrementar el valor que se da a los clientes o para reducir costos de un proceso, sin afectar su resultado.
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